Loader

Metodologia




Atualmente a gestão de documentos baseia-se na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com a sua vigência administrativa e frequência de consulta:

idades

Utilizamos assim um modelo de organização de arquivos, em que o documento é controlado desde o momento da sua criação até seu destino final (eliminação ou guarda permanente).

A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.

Partindo desse princípio, desenvolvemos e seguimos os seguintes passos:

seta_servicos IDENTIFICAÇÃO
Definição e identificação dos tipos de documentos e departamentos envolvidos.

seta_servicos PRODUÇÃO
Definição do ciclo de vida e fluxo do documento.

seta_servicos AVALIAÇÃO
Estabelecimento de valores para os documentos para determinar os prazos de guarda e destino final dos mesmos.

Determinamos prazos de transferência, recolhimento, guarda e/ou eliminação de documentos, utilizando a TTD (Tabela de Temporalidade).

Concluímos o processo com um manual que contem toda a informação documental da empresa, assim como as formas de armazenamento e índices de consulta.

  • Metodologia